4. LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

Objetivo de la comunicación

La comunicación en la empresa tiene como objetivo apoyar la estrategia de la empresa proporcionando coherencia e integración entre objetivos, los planes y las acciones de la dirección y la difusión y gestión de la imagen y de la información.

He aquí los elementos que hay que considerar:

• La función de comunicación es intangible, compleja y heterogénea; no obstante, la clave de su éxito consiste en gestionarla mediante un departamento o unidad de comunicación y un responsable que lleve a cabo la integración de los factores y las técnicas que conlleva su aplicación dotándola de los medios y recursos adecuados.
• El entorno de la empresa, de la institución, cambiado; no sólo abarca a los empleados, clientes, etc. sino que actualmente ha ampliado su campo de influencia a los ciudadanos, vecinos, consumidores, ecologistas, instituciones educativas, administración local, etc., los cuales opinan, reclaman y exigen que las empresas se impliquen en la mejora social.
• Entre los ciudadanos y las empresas se ha establecido una relación de requerimiento que implica una participación activa en los problemas y actividades de nuestra sociedad actual. Esto significa que las empresas no viven aisladas del entorno, sino que se les exige que contribuyan al bien común.

 

2. PROCESO DE COMUNICACIÓN.

Para que el proceso de comunicación se realice eficazmente, necesita de todos los elementos que te mencionaremos a continuación. Éstos deben estar muy coordinados para el buen funcionamiento de la comunicación en la empresa:

EMISOR:

El emisor o codificador es el elemento que inicia el proceso de comunicación. Para ello, el emisor pone su mensaje en un código que considera comprensible para el receptor. El emisor o fuente en la empresa puede ser una persona, o un grupo de personas, un departamento o una entidad que comunica algo y emite el mensaje.

MENSAJE:

Es la información que el emisor desea comunicar al receptor. Es el objetivo de la comunicación transformado en un código. (oral, escrito, visual).

MEDIO:

Medio o canal es el vehículo de transmisión del mensaje a comunicar. Está formado por los diferentes canales de comunicación a través de los cuales se puede transmitir el mensaje. En la empresa son varios los medios que puede utilizar el emisor para enviar el mensaje: correo, teléfono, fax, reunión, etc.

RECEPTOR:

Receptor o decodificador es el destinatario de la comunicación, la persona o entidad a quien se envía el mensaje. Tanto el medio como el mensaje están condicionados por las características del receptor.

CÓDIGO:

Es el conjunto de signos escogidos por el emisor en función del receptor. El emisor pone su mensaje en un código que considera comprensible para el receptor. El código necesita una identificación por parte del receptor para comprender la significación del mensaje (decodificándolo).

FEEDBACK:

O retroalimentación es la respuesta del destinatario hacia el emisor. Una vez que el mensaje ha sido transmitido el emisor puede esperar un mensaje de retorno. Es la respuesta al mensaje. Gracias al feed back, el emisor puede conocer la eficiencia de su comunicación.

Así mismo, durante el proceso de comunicación se pueden producir barreras o frenos que ponen dificultades al mismo y que son de especial importancia en la comunicación empresarial. Por ejemplo, un directivo puede estar dando una serie de instrucciones sin tener en cuenta la comprensión del mensaje.

Al iniciar un proceso de comunicación el emisor que desea comunicar algo elige el código y el medio adecuado para la transmisión de esta comunicación, teniendo siempre en cuenta al receptor. Una vez elaborado el mensaje, se transmite, a través del medio elegido, pero en toda comunicación se puede producir una serie de barreras que impiden el desarrollo de dicha comunicación.

Ejemplos barreras de comunicación: factores físicos, factores psicológicos, factores semánticos, factores sociales.

Artículo “Si su empresa no comunica, no existe”,  del blog Microsoft Business

http://www.microsoft.com/business/es-es/Content/Paginas/article.aspx?cbcid=293

En la nuestra empresa INTERL.PUBLI, consideramos como tema fundamental y como herramienta de trabajo La comunicación, ya que  sirve a cuatro funciones principales : el control, la motivación, la expresión emocional y la información.

La comunicación actúa para controlar el comportamiento individual de diversas maneras. Nuestra organización tiene jerarquías de autoridad y guías formarles a las cuales deben atenderse los empleados. Por ejemplo, cuando se le pide a nuestros subordinados que comuniquen primero a su jefe inmediato cualquier irregularidad relacionada con el trabajo, con el propósito de seguir la descripción de su puesto o de cumplir con las políticas de nuestra organización, la comunicación actúa como una función de control. Pero la comunicación informal también controla el comportamiento.

La comunicación favorece la motivación al aclarar a nuestros empleados lo que se ha hecho, si se están desempeñando bien y lo que puede hacerse para mejorar el redimiendo, si es que esta por debajo del promedio. El establecimiento de nuestras metas especificas, la retroalimentación sobre el progreso hacia las metas y el reforzamiento de un comportamiento deseado estimula motivación y requiere de la comunicación.

La comunicación, por tanto, proporciona un alivio a la expresión emocional de los sentimientos y el cumplimiento de las necesidades sociales.

La función final que la comunicación desarrolla se relaciona con su papel de facilitado de la toma de decisiones. Proporciona la información que los individuos que necesitan para tomar decisiones al trasmitir la información para identificar y evaluar las opciones alternativas.

 Para que nuestros diferentes departamentos , se  desempeñen eficazmente, necesitan mantener alguna forma de control sobre sus subordinados, estimular el rendimiento, proporcionar un medio de expresión emocional y tomar las decisiones.

Nuestra empresa utiliza tanto una comunicación de tipo descendente al momento de informar desde los diferentes departamentos a sus subordinados y entre sí, los diferentes requerimientos y necesidades; de ésta manera también usamos un tipo de comunicación ascendente ya que siempre la junta general de socios como nuestra gerencia está siempre al tanto de las diferentes acciones y sugerencias de nuestros subordinados.

Nuestra organización, unida con los 3 departamentos que contamos tratamos la comunicación como un proceso continuo, que lo dividimos en 3 momentos claves, de acuerdo a la jerarquía y responsabilidad de cada departamento:

 


-Los gerentes trasmiten los fundamentos de las decisiones. 

-El momento oportuno es vital.

-Comunicación continua, entre todas las áreas de nuestra organización.

Nuestra empresa, realiza constantemente una comunicación externa tanto con nuestros clientes como con nuestros proveedores.

Nuestros clientes ya que son la parte fundamental de nuestro servicio, siempre estamos al tanto de sus  sugerencias y necesidades, para ofrecerles un mejor servicio así como para aumentar la clientela; y con nuestros proveedores la comunicación siempre es directa a fin de poder conseguir bajos costos y mayores beneficios.

Sin la comunicación interna y externa es imposible llevar a cabo el funcionamiento de nuestra organización, nuestras diferentes departamentos se necesitan uno de otras, porque cada uno es complemento del otro, es por tal motivo que siempre existe una comunicación entre ellos, y con el resto de nuestra empresa.